Інтеграційний модуль для автоматизації SDR процесів

Компанія Inoxoft була заснована в 2017 році і з тих пір стрімко розвивається. Для залучення та побудови довірливих відносин з потенційними замовниками у якості основного каналу комунікацій обрано LinkedIn. Щоб автоматизувати частину процесів та отримати якісну аналітику, команда продажів Inoxoft почала активно використовувати Linked Helper. Однак запуск Linked Helper призвів до певних труднощів, оскільки дані зберігалися в окремому інструменті, і SDR команді доводилося вручну переносити важливу інформацію про контакти до HubSpot, який виступає основною CRM та єдиним джерелом правди.

Це забирало додаткові витрати часу на ручне копіювання інформації - прізвище та ім'я контакта, посада, назва компанії та інше. Тому команда Inoxoft почала шукати спосіб покращити процес передачі контактів з Linked Helper в HubSpot та таким чином частково автоматизувати SDR процес.

Ми почали з аналізу сейлз процесу Inoxoft та визначили необхідні поля для передачі з Linked Helper до HubSpot, а також встановили критерії для дедуплікації даних. Деякі поля в Linked Helper мають аналогічні назви в HubSpot (наприклад, ім'я та прізвище контакту, назва компанії, галузь), а інші поля потребували створення (LinkedIn profile url, Campaign name, Connected_at_data та ін.).

Далі наші розробники створили HubSpot Private app з чітко визначеним алгоритмом інтеграції між двома системами. Відповідно до нього, при запуску кампанії в Linked Helper додається вебхук, який копіює та відправляє наявну інформацію про контакти з Linked Helper в HubSpot. Для цього за полем LinkedIn profile url (обраний нами критерій для дедуплікації контактів) спочатку перевіряється наявність контакту в HubSpot, і якщо контакта ще немає, інтеграція створює новий Контакт, а в properties Контакта в HubSpot передаються поля з Linked Helper, а якщо контакт вже є в HubSpot  - інтеграція лише оновлює наявні поля. Крім інтеграції контактів, на базі АРІ HubSpot інтеграція автоматично за назвою контакта створюємо угоду, яка має такі ж змінні поля (properties), як і Контакт.

Окремо ми налаштували Deals Pipeline, в якому частина етапів угод відповідає меседжам в Linked Helper, та автоматично переміщує угоди по стейджам згідно послідовності месенджів в Linked Helper. Тригером для зміни стадії виступає зміна поля Last_recived_message_text - відповідь адресата. Якщо контакт в LinkedIn відповідає на меседж, то змінюються дані в полі Last_sent_message_text, а угода автоматично переміщується на стадію Replay, на якому його опрацьовує команда SDR і вже індивідуально працює з цими угодами.

Інтеграція автоматизувала частину SDR процесу, включно до стадії Replay, а з Контактами можна працювати на канбан дошці Угод HubSpot, ефективно заміряючи конверсії та необхідну статистику по кампаніям в Linked Helper. Для зручності та візуалізації важливої інформації ми також налаштували кастомні view в HubSpot Contact та Deals, а також базову систему репортингу.

Підсумовуючи:

• Налаштовано потокову передачу інформації з Linked Helper в HubSpot
• Забезпечено критерії дедуплікації контактів.
• Автоматизовано процес створення Угод в HubSpot.
• Автоматизовано процес переміщення Угод в HubSpot в залежності від меседжів в Linked Helper.
• Зекономлено до 35% часу SDR відділу для виконання інших завдань